Cómo evitar errores al cancelar facturas



Como ya sabemos, el plazo para adoptar el nuevo proceso de cancelación de Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI) con o sin la aceptación del receptor, que se establece en las reglas 2.7.1.38. y 2.7.1.39. de la RMF vigente, fue postergado hasta el 1 de septiembre del presente año.

Y aunque su implementación se debe en gran medida a que algunos emisores que generan facturas con errores no se percatan de ello sino hasta después de transcurrido un buen tiempo y deciden cancelarlas cuando su receptor ya las pagó o autorizó el pago* - en cuyo supuesto podemos estar en un momento dado cualquiera de los más de 7 millones de personas, entre físicas y morales, que emitimos facturas actualmente - resulta necesario que desde ahora todos nos familiaricemos con el modo en que operará dicho esquema y tengamos claro en qué casos, y en cuáles no, es necesaria la cancelación de una factura.

* Derivado de esta situación hoy en día el receptor de la factura, además de que se le generan impuestos que no tienen correspondencia con sus ingresos, no se entera de su cancelación hasta que hace su declaración.

 

Presentamos algunos ejemplos en los que analizamos si pudiese cancelarse o no el CFDI, la forma en que (de proceder) se haría la cancelación y la solución para subsanar el error en cuestión.

CASO 1: Error en el monto

  a)   Facturación de un monto menor al real de la operación:

Si se emite una factura con un total de 2 mil pesos por ejemplo, pero el monto correcto de la operación realizada es de 2 mil 500 pesos, la factura debe cancelarse (siempre y cuando no se haya realizado o iniciado su pago)** y podrá ser sin la aceptación del receptor; ya que su monto es inferior a 5 mil pesos.

Seguidamente, el emisor deberá expedir una nueva factura por el valor correcto (2,500.00 pesos) detallando como "CFDI Relacionado" el folio fiscal (UUID) de la factura que canceló (estableciendo un tipo de relación 04 “Sustitución de los CFDI previos”).

** Si la factura original fue pagada o se inició el proceso de su pago posterior, en primera instancia sería no cancelable al existir otros documentos relacionados a esta, los cuales habría que cancelar previamente.

En este supuesto, a nuestro entender, el ajuste para corregir el valor de la operación puede realizarse mediante una nota de débito relacionada a dicha factura original (tomando como base el ejemplo citado, por los 500 pesos que faltaron por facturar; haciendo referencia a su folio fiscal -UUID- con un tipo de relación 02 "Nota de débito de los documentos relacionados")… Así no tendrían que solicitarse y/o realizarse varias cancelaciones.

 

  b)   Facturación de un monto superior al real de la operación:

Si se emite una factura por un total de 3 mil pesos por ejemplo, pero el monto correcto de la operación realizada es de 2 mil 700 pesos, dicha factura no tendría por qué cancelarse ante el SAT; pues el ajuste correspondiente puede realizarse expidiéndole una Nota de crédito a su receptor por el monto facturado de más (relacionando ambos comprobantes mediante la inclusión, en la nota de crédito, del folio fiscal de la factura original con un tipo de relación 01 "Nota de crédito de los documentos relacionados"). Esto, independientemente de que la operación ya haya sido pagada o no***.

*** [1] Si al detectarse el error la factura ya había sido pagada, luego que se emita la nota de crédito sugerida se tendrán dos opciones: Emisor y Receptor pueden acordar efectivamente la devolución de lo cobrado/pagado de más o bien, declararlo como anticipo para operaciones futuras.

*** [2] Si la factura original está pagada parcialmente, el monto descontado mediante la nota de crédito que se genere puede aplicarse proporcionalmente entre todas las parcialidades pendientes de cobro/pago o ajustarse solamente en la última parcialidad (de acuerdo con las condiciones comerciales pactadas o según le sea más conveniente tanto al emisor como al receptor)… Si no se desea realizar el ajuste de esta manera, para solicitar la cancelación de la factura origen, entonces primero deberá cancelarse cualquier otro CFDI vigente que guarde relación con la misma.

*** [3] No obstante nuestra sugerencia en este caso... misma que consideramos, permite tener una mejor trazabilidad, control y claridad desde el punto de vista administrativo y contable de las operaciones y transacciones que realicemos (sin incumplir las disposiciones fiscales), cuando la factura original no haya sido pagada ni se haya iniciado el proceso de pago por su receptor, el emisor podrá determinar cancelarla sin la aceptación del receptor por ser inferior a 5 mil pesos y emitirle una nueva factura por el valor correcto (para sustituir el comprobante que cancele).

 

CASO 2: Error en concepto

Si una factura es por un monto superior a 5 mil pesos y tiene un error en el producto o servicio registrado (Ejemplo: su emisor prestó un servicio de mantenimiento, pero registró “servicios contables”), pueden aplicar dos escenarios:

Escenario A: Si se percata de su error dentro de los tres días siguientes a haberla emitido, podrá realizar la cancelación sin la aceptación del receptor y generar una nueva factura con la descripción, clave de producto o servicio y/o clave de unidad de medida correctas; agregando como CFDI relacionado la información de la factura que previamente canceló (Tipo de relación 04  y UUID de la factura cancelada).

Escenario B: Si se da cuenta del error luego de los tres días siguientes, al consultar el comprobante verá que solamente podrá cancelarlo con la aceptación de su receptor; por lo que tendrá que enviarle una solicitud de aceptación y esperar su respuesta o la cancelación automática por parte de SAT si es que el receptor no le contesta en el transcurso de los 3 días hábiles subsiguientes a recibir el mensaje de interés con el aviso en su buzón tributario. (En este escenario, el nuevo comprobante no podrá emitirse hasta que el receptor acepte la cancelación de anterior o, de ser el caso, el mismo se cancele automáticamente por plazo vencido).

 

Recordamos que las cancelaciones con este nuevo esquema, será posible realizarlas a través de los Proveedores de Certificación de Comprobantes Fiscales Digitales; por lo que en MYSuite podrán realizarse, como de costumbre, de manera transparente desde la propia plataforma que se utiliza para generar los CFDI; indistintamente del caso en que pueda encontrarse el comprobante.

Además, mantendremos siempre informado a nuestros clientes del avance y estado de las cancelaciones que soliciten a sus receptores y podremos notificarles también, cuando sus proveedores les hayan enviado alguna solicitud de cancelación que tengan pendiente de aceptar o rechazar de su parte.

 

Si tienes alguna duda acerca del proceso, envíanos tus comentarios y con gusto te ayudaremos a esclarecerla

 
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